転職面接辞退の連絡方法で、悩む人「転職面接を辞退しなければ理由が、できてしまった。その時の連絡手段は、電話の方がいいのだろうか？相手の時間を奪ってしまう意味でメールの方が良いと思うが、正しいか？転職面接を辞退する際に、連絡すべき内容を知りたい。また出来れば、転職面接辞退の連絡をしないでも済む方法があれば、知りたいな。」
こういった疑問に、CEOで現役採用担当の筆者がお答えします。
こんにちは、CowBoyです。転職活動では、注意していても「面接日程」が重なることもあります。そんなときは、企業に面接辞退の連絡をする必要が出てきます。細かいことですが、電話がいいのかメール連絡がいいのか悩むところですね。本記事では、現役採用担当の筆者が、本音ベースで解説します。面接辞退する方は、一読されることをおすすめします。
先日、こんなツイートをしました。
どうしても転職面接を辞退せざるを得ないこともあるはず。その時はすみやかに応募先に連絡すること。連絡手段はケースバイケースでメール、電話どちらがいいとも言えない。しいて言えば社風に影響される。メールで連絡する場合は転職面接を辞退する理由は「一身上の都合」でよい。メールが長いのは最悪
— CowBoy (@cowboy19620626) July 7, 2021
どうしても転職面接を辞退せざるを得ないこともあるはず。その時はすみやかに応募先に連絡すること。連絡手段はケースバイケースでメール、電話どちらがいいとも言えない。しいて言えば社風に影響される。メールで連絡する場合は転職面接を辞退する理由は「一身上の都合」でよい。メールが長いのは最悪
- 転職面接の辞退は、メール連絡が良いのか？
- 面接辞退のメールで、書くべきこと
- 面接辞退を企業に連絡しなくて済む方法
- 筆者は、「CEO」かつ「現役採用担当者」で、数多くの転職面接や書類選考の現場を熟知しています。
- 自らも3回の転職を経験し、50社以上の転職サービスを使い倒してきた実体験があります。
- 採用側と求職側の両視点を持つ実体験が、この記事の根拠です。
記事構成は、以下の目次のとおりです。まずは全体像をご確認ください。
それでは、採用担当の視点から一つずつ詳しく解説します。
転職面接の辞退は、メール連絡が良いのか？
結論「転職面接の辞退はメール連絡で問題ない」
筆者は、採用担当者です。
選考辞退が出ることは、想定内です。
企業が困るのは、「転職面接の辞退」の連絡がない応募者です。
当然、転職面接の日程に合わせて、企業は準備をしています。
転職面接を辞退する場合は「出来るだけ早く」連絡をしてもらいたいのが、企業としての要望です。
応募者が転職面接の辞退連絡をするのに、迷っているのは企業に迷惑をかけます。
面接辞退を決心したなら、「一日でも一時間でも一分・一秒でも早く企業に連絡」すること。
面接辞退の連絡手段は企業側からすれば、早ければ良いので特に問いません。
基本的には、電話で「転職面接の辞退」の旨を連絡するのがいいでしょう。
ですが、電話連絡は相手の時間を強制的に奪うものです。
電話連絡のデメリットは「強制的に時間を奪われる」ことです。
それに対して、メールでの連絡は「相手の時間を奪わない」ので、忙しい採用担当者に対しては、メール連絡で問題ないです。
電話対応で仕事ができなくなるのは、会社にとっても迷惑です。
応募者も、電話をかける時刻に気を使うので、メールのほうが楽です。
目的は、「面接辞退の連絡」です。
事務的な連絡でも、全く問題ないです。
転職面接の機会をくれたことに感謝をこめるのは、メールに書けば良いです。
「本来ならば、電話でお話しするべきところですが」などの文言も加えておけばOKです。
電話で連絡するのが礼儀と考えるのは、現在では時代遅れです。
失礼のない内容であれば、メールでも問題ありません。
むしろ相手の都合を考えれば、メールの方が親切です。
面接辞退のメールで、書くべきこと
結論「少なくとも面接辞退の理由は心を込めてメールに書くこと」
転職面接を辞退する連絡をメールでするとして、どんなことを書けば良いのでしょうか？
ググると「例文」なるものが多く出ています。
筆者は採用担当なので、ググった例文はすぐにわかります。
一言で言うと、「魂が込められていない」んです。
転職面接を辞退する理由は、一人一人違うはずです。
他社の方が魅力を感じたので、面接辞退する場合もあるでしょう。
一方で、家族の事情で面接辞退せざるを得ない場合も当然あります。
ケース別にメールの「例文」が出ていますが、それを使うのは完全にNGです。
あなた自身の言葉で、誠意をもって「面接辞退」の理由を説明してください。
「再応募」したくなる可能性もあります。
【採用担当が教える】面接辞退した企業への再応募で、採用される戦略と戦術
企業の印象を良くしておくことは、とても大切です。
世の中、広いようで狭いです。
面接辞退した企業と転職先で、関わることだってあり得ます。
「立つ鳥跡を濁さず」の精神です。
面接辞退の理由は、必ずしも「本当のこと」を全て書く必要はありません。
「本音と建前」をうまく使い分けましょう。
NGワードは、面接辞退の企業が「気を悪くする」言葉です。
特に他社に転職する場合は、気を付けましょう。
面接辞退する企業に対して「将来性がなさそうだから」などと書く必要はありません。
それよりも、「転職面接の機会を与えてくれたこと」を感謝しましょう。
「一身上の都合」で、どうしても転職面接を辞退せざるを得ないことを強調すべきです。
プライベートな理由での面接辞退の場合は、「一身上の都合」で大丈夫です。
面接辞退を企業に連絡しなくて済む方法
結論「転職エージェント推薦であれば、面接辞退の連絡は不要」
実は、今までの話は直接応募の場合の対応方法です。
応募者と企業の採用担当者とで、直接交渉をする必要があるのが「直接応募」です。
「転職エージェント」推薦のルールとして、応募者が企業と直接交渉をしてはいけないことになっています。すべて転職エージェントを通す必要があります。
つまり面接辞退の連絡でも、転職エージェントにすれば良いということです。
転職エージェントのコンサルタントによっては態度が急変する人もいますが、そんな時は担当者を変えてもらいましょう。
転職エージェントに苦情を言えば、すぐに対応してくれます。
転職エージェントは、あくまでもビジネスです。
企業に面接辞退をうまく説明できる「ベテランのコンサルタント」は、豊富に在籍しています。
特に、リクルートエージェント や doda などの大手転職エージェントであれば、コンサルタント多いので、問題ありません。
転職エージェントの使用をおすすめするのは、求人紹介のほかに、以下の転職支援サービスがあるからです。
- 転職の軸の確認
- 履歴書・職務経歴書の添削
- 企業へ推薦状をつけて、応募手続き
- 転職面接の日程調整
- 希望すれば、転職面接に同行
- 年収アップができるように、企業と交渉
- 円満退職のための、アドバイス
- 転職後のアフターフォロー
上記のほか、面接辞退や内定辞退などの事務手続きも、転職エージェントが対応します。
あなた一人で悩むよりも、ずっと効率的で良い結果を生むのが、転職エージェントを使った転職活動です。
本ブログでは、転職エージェントを中心に使うことを推奨しています。
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