無事に内定をもらえたけれど、入社までにどんな書類を準備しておけばいいのかな？
役所で取得するものや、前の会社から回収しておくべき書類を事前に知っておきたいな。
こういった疑問に、CEOで現役採用担当の筆者がお答えします。
こんにちは、CowBoyです。CEOと現役採用担当をやっています。
転職活動が実を結び、内定を承諾したあとに「入社手続きのために、具体的にどんな書類を準備すればいいのだろう？」と疑問に思っていませんか？
採用現場の視点からお伝えすると、入社手続きに必要な書類には、法律で提出が義務づけられている「すべての会社で必須の書類」と、企業のルールによって異なる「特定の会社でのみ必要な書類」の2種類があります。これらを正しく把握していないと、直前になって前の会社や役所に慌てて問い合わせるハメになり、入社早々マイナスの印象を与えてしまいかねません。
本記事では、内定承諾後に新しい職場から提出を求められる書類の全体像と、スムーズに手続きを済ませるための準備のポイントについて、採用担当の目線から徹底解説します。
本格的な転職活動をスタートする前に、まずは以下の記事で「転職の正しい進め方と手順」の全体像を確認しておくのがおすすめです。
▼ 転職活動の始め方ロードマップ「7つの簡単な手順」はこちら
- 入社手続きの際にすべての会社で「提出が必須となる書類」
- 企業の規定や職種によって「用意を求められる場合がある書類」
- 入社日直前に慌てないために、今から進めておくべき正しい段取り
- 筆者は、「CEO」かつ「現役採用担当者」で、数多くの転職面接や書類選考の現場を熟知しています。
- 企業側として、転職エージェントと契約し、求人を依頼しています。当然、転職エージェントのビジネスモデルも把握しています。
- 自らも3回の転職を経験し、50社以上の転職サービスを使い倒してきた実体験があります。
- 転職活動を通して、大手メディアが隠す「本音」の転職活動ロードマップを公開しています。
- 採用側と転職経験の両視点を持つ実体験が、この記事の根拠です。
記事構成は、以下の目次のとおりです。まずは全体像をご確認ください。
それでは、採用担当と転職経験の両視点から一つずつ詳しく解説します。
社会保険、税金関連書類
これらについては、企業が法律で加入義務がある社会保険関連や年末調整用の書類です。
どの会社でも提出必須になります。
年金手帳
厚生年金加入のために必要なものです。前職の会社が保管していた場合は返却されるはずです。
雇用保険被保険者証
いわゆる失業保険のことです。在職中であれば、会社が保管しているかもしれません。
退職時に返却されないなどの嫌がらせをする会社もありますので、自分で保管するのが理想です。
源泉徴収票
源泉徴収票は、年内に転職が決まった場合に年末調整で必要です。
年を越した場合も、念の為にもらっておきましょう。
確定申告すれば、住民税が安くなるからです。
扶養控除等申告書
社会保険加入や税金手続きに必要な書類です。
無いと社会保険加入に支障をきたすので、きちんと提出しましょう。
扶養家族の有無は関係なく、全員提出です。
健康保険被保険者異動届
健康保険の手続きに必要な書類ですが、扶養家族がいない場合は提出不要です。
給与振込先届書
給与振り込み先の届け出です。
今時は、銀行振込が普通ですので、この書類も必須です。
会社によって必要な書類
以下は会社によっては不要な書類もあります。
従業員調書
内容的には履歴書と同等のものです。
なので、提出不要なところも当然あります。
履歴書を紙ベースで保管しているのであれば、新たに社員データベースとして利用されます。
最近では、応募書類は電子データで保管されてきているため、この書類が必要な会社は減ってきています。
健康診断書
入社後に健康診断を行う会社もありますので、対応はバラバラです。
この書類が必要な場合は、雇入れ健康診断を実施している病院を探しましょう。
どこでもやっている訳ではないです。
私が転職した時も、時間が足りなくて慌てました。
健康診断を受けてから結果が出るまで、一週間かかる病院もありますので、注意しましょう。
費用は後日精算するはずですので、会社名で領収書をもらっておきましょう。
また会社によっては、病院が指定される場合もあり、費用も会社持ちになっている場合もあります。
いずれにせよ、会社に確認しましょう。
入社誓約書
内容をよく読み、同意できれば署名、捺印します。
身元保証書
身元保証人が必要な書類です。
1〜2名の保証人が必要なところが多いようです。
保証人になってくれる人をあらかじめ探しておきましょう。
ご両親、友人などで大丈夫です。
会社によっては、条件が付いている場合があります。
私の場合、条件が厳しく、2名以上だったので大変でした。
免許・資格など
免許がないと仕事ができない場合には提出が必要です。
【CEO&採用担当が警告】内定承諾後に内定辞退は可能か【転職エージェント推薦に】
まとめ
内定承諾後に会社に提出する書類は、社会保険や税金関連の必須のものと、会社都合で要求される書類にわかれます。
何れにしても、結構な数ですので時間がかかりそうなものから処理していきましょう。
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